第一届ISO/TC264烟花国际会议幕后故事

2012-10-18 09:57:35 编辑:戴鹏 来源:浏阳网 浏览次数:0 网友评论 0

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志愿者在参观过程中为国外嘉宾提供翻译服务。涂丽摄

半年汗水换来48小时的精彩

9月25日,烟花行业首次国际官方会议——第一届ISO/TC264烟花国际会议顺利闭幕。晚宴上,中国代表团代表朱玉平以东道主的身份,友好而深情的与法国代表握手拥抱,将承办会议的“接力棒”传递给了明年承办方——法国。作为这次会议的主要组织者,朱玉平终于松了一口气,过去的辛苦终于换来了会议的圆满。

浏阳网10月12日讯(记者 戴昊)

最周密17个方案确保会议细节到位

会议的成功举办,和会议组织方的精心准备是离不开的。朱玉平清楚地记得,半年前,接到承办这次会议的任务,他和湖南花检中心的同事们就开始了紧张的筹备工作;半个月前,会议筹备进入冲刺阶段,所有工作人员全部加班,大家足足吃了15天盒饭。

这次会议在短短两天时间里,共有十余项议程,为了确保每项议程有序进行,组委会共制定了17个详细的执行方案。浏阳市委市政府还专门召开了三次大规模的调度会议,对各项筹备活动进行统一部署。

“就连照个合影,怎么组织列队,谁站什么位置,我们都有详细的安排。”朱玉平介绍,由于周密部署,每一项活动或议程,时间误差都控制在3分钟之内。

最热情20位志愿者提供贴心服务

“每天早上,我们会为代表们安排好一天的工作事务。”彭婷婷在会议这几天,也紧绷着神经。因为根据议题的不同,会议地点会发生改变,为了能使代表们准时进入相应的会议室,他们得守候着代表们,进行指引工作。“领用餐票、购买生活日用品这些小活儿都我们做了,帮助别人我们自己也很开心!”

彭婷婷是这次会议配备的20名志愿者之一,他专门负责瑞士代表团会务时期的一切事务。为了给与会代表提供便利,照顾他们在浏阳的生活起居,市花炮局在全市外贸企业中征集了20名精通外语的志愿者。24日傍晚,瑞典代表团团长ANDERSSON刚结束会议回到房间,就听到了“咚咚咚”敲门声,打开房门一看,原来是组委会接待组的刘益中,他带来了ANDERSSON丢失的行李箱。“你们真是太周到了,太感谢你们了。”ANDERSSON激动地握住刘益中的手。23日,ANDERSSON下飞机后却找不到自己的行李箱,人生地不熟的他在机场急得团团转。接机的志愿者与工作人员在获知情况后,先把ANDERSSON接回浏阳妥善安顿,一边派人在机场打听行李下落。原来由于航空公司失误,行李被运到北京去了。第二天飞机返航,组委会专门派人帮ANDERSSON取回行李,送到宾馆。

最“国际”从着装到礼仪全部“接轨”

这次会议是烟花行业的首次国际官方会议,承办这种国际正式会议,无论对浏阳还是对花检中心,都是一次极大的考验。如何让会议做到与国际接轨?组织方特意请来湖南外事办的专业人员,从细节上进行指导和把关。

根据国际会议惯例,与会人员从着装到礼仪,都有明确的规定,为此,中国代表团全部穿上了西装。会场上不仅专门配置了同声翻译,还设置了4台电视机,两个投影仪,确保每一位代表看到电子演示文稿;每人前面都设置了一个话筒,确保每位代表随时能够发言;而为了让国外代表能随时浏览国外技术网站,与国外后方人员保持交流,组委会还特意从长沙电信请来专业人员带来专业设备。

“最复杂的要算省领导接见会的会场布置。”一位参与其中的工作人员透露,座位如何摆,工作人员都要拿尺子测量,主宾怎么坐,翻译凳子要多高,这些都有要求。“茶几上摆放的鲜花高度达不到要求,最后都临时换了一盆。”

会议结束了,对于会议的评价,朱玉平听到最多的是从外国代表嘴中说出的“verygood”。半年来筹备的会议,在两天的时间里得到了承认,让所有幕后的工作人员感到欣慰。

小故事之一
筹备组秘书处里的大兵小将

记者戴昊

9月26日,会议结束后第一天,朱玉平早早的来到了办公室,重新开始了正常办公的日子,他的脸上还略显疲态。

“每位同志的辛勤付出,是会议取得成功的关键。”他向我们一一介绍起那些和他一起辛勤付出的“小兵”。

张姜,是队伍里面最特殊的一位。才当母亲的她,在筹备最紧张的阶段,也拼了命的完成每一个任务。

因为英语优势,张姜的主要任务是和国外人士联系沟通。因为存在时差,和国外友人的联系必须集中在晚上进行。有时候,一些纠结的问题得不到处理,得一次次反复沟通。她有几次在半夜里醒来,在漆黑一片的寂静的夜里,敲打着键盘。

不仅仅是她。在队伍里,曾小军、杨林、方钊等年轻战将,为了会议的筹备,也花费了巨大的心血,一直坚守在漫无边际的文字海洋中。

在筹备的最紧张阶段,曾小军的脸有点发黑,据说这是因为晚上睡觉太晚引起的。他的工作主要是会务资料的准备。这是一件特别繁琐的细致活。因为会议的资料,随时可能临时性进行调整和修改。

9月初的一天,记者看见他一手拿着手机,耳旁靠着一个座机听筒,电脑上的工作QQ还在滴滴答答的响着。一心不可二用,可他要在一个时间,同时处理三件事情。排成长队的琐事,他有时会觉得很急,但是冷静一阵后,又开始了任劳任怨的工作。

小故事之二
完美服务的背后,他们在付出辛勤劳动

记者涂丽

9月23日-25日,9个国家代表除了参加会议议程外,还被安排到大瑶花炮博物馆、花炮生产企业等地进行参观。除了感受浏阳的花炮文化,也感受浏阳人民的热情服务。一上午接二十余个志愿者报名电话

在浏阳市花炮局发布招募志愿者公告的第二天,其调控科办公室的电话就一直没有间断过:报名、提交材料、确认资料、了解志愿者的服务内容、确认是否符合资格……

而这一切还是组织志愿者工作的一个开端,由于本次会议的志愿者需要提供翻译服务,浏阳市花炮局请来了浏阳外国语学院院长、外教老师以及浏阳一中的高级英语老师一起帮忙面试,同时还邀请了党校教授礼仪老师对志愿者进行培训,外事礼仪、公务礼仪、站姿坐姿培训等。

一步步丈量,确认参观路线时间

“与会代表的时间非常有限,我们必须要计算好每个参观点的时间。”配合此次会议,浏阳市花炮局副局长胡建军等被安排接待参观企业。

为此,其先后三次到现场进行查看确认。不亲身体验,无法估算到参观的具体时间。为此,胡建军等反复在企业参观线路进行参观模拟,用脚一步步丈量,计下每个观光点的停留时间。

十余次模拟参观过程

大瑶花炮博物馆记载了浏阳花炮的起源、变迁、发展和兴盛1400多年的历史。如何把浏阳花炮的历史在短时间呈现给与会代表,是花炮局副局长李仕飞面临的一个大难题。

“好在博物馆的两位馆长、工作人员都非常热心,给我们提供详细的资料,协助我们进行志愿者培训等。”为了更好地展示浏阳花炮文化,李仕飞等还重新刻录了中博会焰火燃放的高清视频光盘。两名志愿者也进行了十余次的演练,模拟参观的整个过程。
 

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